Préparation de Zoho au RGPD

Zoho RGPD

Préparation de Zoho au RGPD

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Zoho RGPD

Présentation

En fait, l’Union européenne a franchi un cap décisif dans la protection du droit fondamental à la confidentialité de tous ses résidents avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD). L’entrée en vigueur du nouveau règlement est prévue le 25 mai 2018. Pour résumer, les résidents de l’UE disposeront d’un plus grand droit de regard sur le type, le motif, le lieu et le moment d’utilisation, de traitement et de suppression de leurs données.

Alors, cette règle précise comment les lois relatives aux données personnelles des ressortissants de l’UE s’appliquent, y compris au-delà des frontières de l’UE. Toute organisation qui manipule les données personnelles des résidents de l’UE, quels que soient les modes et lieux de traitement, a l’obligation de protéger ces données. Zoho a pleinement conscience du rôle qui lui incombe. En conséquence, Zoho consiste à fournir les outils et processus appropriés pour aider ses utilisateurs et clients à remplir leurs obligations à l’égard  du RGPD.

Zoho RGPD

L'engagement de Zoho

D’abord, Zoho a toujours eu à cœur de respecter le droit à la protection des données de ses utilisateurs. De plus, Zoho n’a jamais compté sur la publicité comme une source de revenus. Zoho n’a jamais envoyé de publicités à ses utilisateurs, et ne le fera jamais. Même les versions gratuites de ses produits sont exemptes de publicités. Cela signifie donc, qu’il est inutile de collecter et traiter les informations personnelles des utilisateurs au-delà de ce qui est strictement nécessaire au bon fonctionnement des produits de Zoho.

Zoho RGPD

En fait, au fil des années, Zoho a démontré son engagement envers la protection et la confidentialité des données en respectant les normes de conformité du secteur ISO 27001 et SOC 2 Type 2. Zoho a déjà mis en place des accords solides en matière de traitement des données. L’équipe de Zoho les révise actuellement afin de répondre aux exigences du RGPD. Alors, Zoho Corporation participe et a certifié sa conformité au cadre « EU-U.S. Privacy Shield Framework » (bouclier de protection des données UE-États-Unis) régissant les transferts de données aux États-Unis. Zoho reconnait donc que le RGPD aidera à atteindre les normes les plus strictes en matière de protection des données clients.

Zoho RGPD. Comment Zoho se prépare-t-il au RGPD ?

En fait, avec plus de 130 applications cloud utilisées par plus de 30 millions d’utilisateurs répartis dans 190 pays, Zoho (au même titre que ses divisions commerciales ManageEngine et WebNMS) s’organise pour être en totale conformité avec le RGPD sur l’ensemble de ses applications au moment de l’entrée en vigueur de ce règlement. Alors, Zoho a conscience de devoir aider ses clients à se préparer pour ce jour. Zoho a attentivement examiné les exigences du RGPD. Il a mis en place une équipe interne dédiée à leur respect au sein de son organisation.

Ses initiatives en cours incluent:

  • Identification des données personnelles. Chacune des 130 applications assume un niveau spécifique de collecte, d’utilisation, de stockage et de destruction des données personnelles. Donc, la définition de la portée de toutes ces applications en matière de données personnelles et le référencement des différentes sources de données contribueront  pour beaucoup à établir une feuille de route pour la mise en conformité au cours des jours précédant la mise en œuvre.

 

  • Apport de visibilité et de transparence. L‘aspect le plus important du RGPD est la manière dont les données recueillies sont utilisées. Ainsi, en sa qualité de gestionnaire de données, le rôle principal de Zoho consiste à fournir à ses clients (les contrôleurs de données) l’accès nécessaire pour gérer et protéger efficacement leurs données utilisateurs. Zoho explore des voies d’amélioration de ses produits n’entraînant aucune perte de performances et offrant une plus grande transparence à ses clients.

 

  • Amélioration de l’intégrité et de la sécurité des données. La confidentialité et la sécurité des données constituent les deux facettes d’une même réalité. Alors que les clients renforcent leurs mesures de protection des données, Zoho souhaite leur venir en aide. Il est en train de rationaliser les processus associés à ses applications cloud en mettant en œuvre des procédures et des stratégies informatiques offrant une sécurité de bout en bout.

 

  • Portabilité et transférabilité des données. Le RGPD donne aux utilisateurs finaux le droit de recevoir toutes les données fournies et traitées par le contrôleur ou de les transférer à un autre contrôleur, sous réserve de faisabilité technique. Alors, compte tenu de ce nouveau droit, Zoho s’efforce de renforcer ses capacités d’exportation de données de façon à permettre également l’exportation au niveau individuel.

RGPD pour tous les clients

Quelles sont les implications pour les clients de Zoho?

Zoho RGPD. Ainsi, Zoho a conscience que le respect des exigences du RGPD exigera beaucoup de temps et d’efforts. De plus, en vertu du partenariat, Zoho veut vous aider à rendre votre processus aussi fluide que possible. Zoho vous libère donc des questions de conformité et vous permet de vous concentrer davantage sur vos activités. Alors, certaines de ses améliorations de produits vont vous simplifier la vie :

  • Contrôles d’accès
  • Chiffrement, anonymisation ou suppression des données utilisateurs
  • Réalisation d’audits ou d’évaluations de données à l’aide de journaux de traitement des données
  • Création de dispositions relatives aux droits des personnes concernées
  • Renforcement de la sécurité des données utilisateurs
Zoho One, Tarifs Zoho. Zoho RGPD

Comment préparer l’arrivée du RGPD ?

Zoho RGPD

Ainsi, si vous venez tout juste de démarrer la mise en conformité au RGPD au sein de votre organisation, voici une courte liste d’activités à garder à l’esprit.

  • Créer une équipe dédiée à la protection des données supervisant les activités liées au RGPD et menant des initiatives de sensibilisation
  • Examiner les processus de sécurité et de protection de la confidentialité en place. Le cas échéant, réviser vos contrats avec les tiers et les clients en vue de satisfaire aux exigences du RGPD
  • Identifier les données personnelles/renseignements collectés permettant d’identifier une personne
  • Examiner les processus de traitement, de stockage, de rétention et de suppression de ces informations
  • Évaluer les tiers avec lesquels vous échangez des données

 

  • Établir des procédures de réponse aux personnes concernées souhaitant faire valoir leurs droits
  • Établir et mener des évaluations des répercussions sur la vie privée
  • Créer des processus associés aux activités de notification en cas de violation de données
  • La sensibilisation continue des salariés est cruciale pour garantir le maintien de la conformité au RGPD

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