Objectifs :

COMPILATIO évolue dans un contexte de croissance nécessitant une gouvernance rigoureuse
des dépenses, tout en conservant une grande souplesse pour les équipes opérationnelles et
managériales.

L’objectif du projet était de :

● Structurer les demandes d’achat autour de budgets annuels
● Adapter automatiquement les circuits d’approbation selon les montants et les
capacités budgétaires
● Garantir une imputation fiable des dépenses, même en cas d’approbation tardive
● Conserver un historique budgétaire exploitable, année après année

Réalisations :

● Structuration des budgets annuels par processus métier et par rôle (Pilote, Responsable, Direction).

● Mise en place d'un système de demandes d'achat budgétisées dans Zoho Expense.

● Développement de circuits d'approbation dynamiques s'adaptant automatiquement aux montants et aux budgets disponibles.

● Développement de fonctions Deluge pour gérer les règles métiers, le calcul des scénarios d'approbation et l'imputation budgétaire.

● Automatisation du rattachement des demandes à leur année budgétaire de soumission, même en cas d'approbation l'année suivante.

● Mise en place d'une historisation des budgets et des consommations pour conserver un suivi fiable sur plusieurs exercices.

● Configuration des workflows d'approbation dans Zoho Expense.
Création d'un mécanisme automatisé de clôture annuelle avec réinitialisation des budgets tout en conservant l'historique.

● Intégration de Zoho Analytics pour le reporting et le suivi budgétaire.

● Modélisation des processus d'achat et des règles de gouvernance financière.

● Réalisation des tests fonctionnels et accompagnement au déploiement afin d'assurer une adoption rapide de la solution.

Environnement technique (produits et logiciels utilisés) :

● Zoho Expense : gestion des demandes d’achat et des approbations
● Zoho Analytics (en complément) : exploitation et reporting budgétaire
● Deluge : moteur de règles et de calculs