Facturation électronique 2026: comment s’y préparer concrètement avec Zoho
Vous entendez parler de “facture électronique” partout, mais vous ne savez pas ce que ça change vraiment pour votre entreprise, ni par quoi commencer. C’est exactement l’objectif du webinaire MOBIX “Comment se préparer à la facturation électronique 2026 avec Zoho” : clarifier la réforme, expliquer le fonctionnement réel (formats, plateformes, annuaire, adresses), et surtout donner une méthode simple pour être prêt à temps.
Le replay complet de ce webinaire est disponible sur la chaîne YouTube de MOBIX :
Ce qui change réellement avec la réforme (et pourquoi ce n’est pas “juste un PDF”)
Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises “font de la facture électronique” parce qu’elles envoient un PDF par email. Demain, ce ne sera plus suffisant.
La réforme impose un format hybride :
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un document lisible par l’humain (souvent un PDF),
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et des données structurées lisibles par une machine (un fichier XML).
L’objectif de l’État est clair (et Arnaud l’a rappelé pendant le webinaire) :
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Lutter contre la fraude à la TVA.
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Simplifier les obligations déclaratives (à terme : pré-remplissage).
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Avoir une vision “au fil de l’eau” de l’activité économique via la collecte de données de facturation.
Pour les entreprises, le vrai sujet n’est pas “la facture” : c’est la qualité de la donnée, la capacité à recevoir, et le choix des bons circuits.
Calendrier : les dates à retenir (et pourquoi 2025 est l’année décisive)
Le calendrier présenté pendant le webinaire est un point clé :
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1er septembre 2026 : toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques.
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Émission : dépend de la taille :
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grandes entreprises : 1er septembre 2026
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autres entreprises : 1er septembre 2027
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Le message opérationnel donné pendant le webinaire est simple : n’attendez pas l’été 2026. Les “goulots d’étranglement” (IT, cabinets, plateformes, intégrateurs) arriveront au pire moment.
Objectif raisonnable recommandé : viser juin 2026 pour être opérationnel sur la réception (et avancer sur l’émission si vous êtes concerné plus tôt).
Avant même la réforme : les champs obligatoires à vérifier (sinon facture rejetée)
Une facture pourra être rejetée si des informations obligatoires ne sont pas correctement renseignées. Arnaud a rappelé 5 “familles” de champs à sécuriser :
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Identification émetteur / récepteur
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fournisseur : numéro de TVA intracommunautaire
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client français : SIREN
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client européen : numéro de TVA intracommunautaire
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Catégorie d’opération
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bien, service, ou mixte
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Adresse de livraison
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obligatoire si vente de biens (lieu de livraison physique)
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Régime de TVA
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TVA sur les débits ou TVA à l’encaissement (choix du fournisseur)
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Mentions de retard de paiement
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pénalités, indemnité forfaitaire, intérêts, etc.
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Traduction “terrain” : votre CRM et/ou votre outil de facturation doivent avoir ces champs, et surtout vos équipes doivent les remplir de façon fiable.
E-invoicing vs e-reporting : deux obligations, pas une
Beaucoup d’entreprises pensent que la réforme ne concerne que l’émission entre entreprises françaises. En réalité, le dispositif couvre deux logiques :
1) E-invoicing (facturation électronique)
Concerne les échanges B2B domestiques : entreprise française vers entreprise française.
2) E-reporting (reporting de données)
Couvre :
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B2C (ventes à des particuliers),
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international,
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certains achats à l’étranger,
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et le suivi des encaissements.
Même si votre activité est très “B2B France”, vous devrez comprendre ce découpage car il structure les flux, les outils, et les obligations.
Les formats : Factur-X et UBL (ce que vous devez retenir)
Le webinaire a mis en avant deux formats dominants :
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UBL : un fichier XML avec un PDF “joint” (très présent au niveau européen, Belgique notamment).
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Factur-X : un PDF avec un XML “embarqué” (forte orientation France, et déjà disponible dans Zoho Books selon ce qui a été expliqué).
Point important : vous n’avez pas besoin de “lire” l’XML au quotidien, mais vous devez vous assurer que votre outil sait produire et transmettre ces formats.
Le schéma en Y : pourquoi vous ne pourrez plus envoyer vos factures “en direct”
La réforme impose un circuit de transmission standardisé, souvent appelé “schéma en Y” :
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Fournisseur → Plateforme agréée (PA) d’émission
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La PA consulte l’annuaire central (administration fiscale)
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La PA envoie la facture à la PA de réception du client
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La PA de réception remet la facture au client (intégration ERP, portail, etc.)
Et il y a plus : le cycle de vie remonte aussi dans l’autre sens (réception, acceptation/rejet, demande d’avoir, paiement…).
En clair : demain, la “bonne question” n’est pas “comment j’envoie mon PDF ?” mais “comment mon système sait envoyer au bon endroit, avec la bonne adresse, via la bonne plateforme, et suivre les statuts ?”.
L’adresse électronique de facturation : le détail qui bloque tout si vous l’ignorez
Pendant le webinaire, Arnaud a insisté sur un point central : l’adresse électronique de facturation n’est pas une adresse email.
C’est un identifiant normé, qui peut prendre plusieurs formes :
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SIREN
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SIREN_SIRET (pour orienter vers un établissement)
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SIREN_SUFFIXE (ex : achats_generaux / achats_techniques / factures_confidentielles)
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SIREN_SIRET_SUFFIXE (organisation fine, grands groupes)
Pourquoi c’est stratégique ?
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Côté réception : vous devez définir votre “plan d’adressage” (comment vous voulez recevoir, où, pour qui, avec quels flux).
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Côté émission : vous devez connaître l’adresse exacte à utiliser pour vos clients. Si un client a 3 adresses, vous devez savoir laquelle utiliser selon ce que vous vendez.
Choisir une plateforme agréée : les critères concrets (et les pièges)
Le webinaire a donné une grille de lecture utile pour choisir une PA, sans se faire piéger par une offre “par défaut”.
Les facteurs qui influencent le choix
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Experts-comptables : souvent prescripteurs (compatibilité avec leurs outils).
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Intégration avec vos outils : voulez-vous un portail en plus, ou tout dans Zoho Books ?
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Couverture fonctionnelle : archivage, API, suivi cycle de vie, etc.
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Acteurs financiers : banques et outils comptables se positionnent car derrière chaque facture, il y a un paiement.
Le point d’alerte majeur
Il a été rappelé qu’il existe plus de 125 acteurs “PA” ou candidats. Il y aura probablement consolidation et défaillances. Donc, au-delà des fonctionnalités, il faut regarder :
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la solidité,
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les conditions contractuelles,
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les engagements,
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et le support.
Côté tarifs : il a été dit qu’on observe des écarts importants selon les offres, et qu’il faut rester vigilant sur des forfaits disproportionnés pour les structures recevant peu de factures.
Comment Zoho (Books + CRM) s’intègre dans ce nouveau monde
Florian a cadré le rôle de Zoho dans la réforme :
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Les applications les plus impactées :
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Zoho CRM (données clients, opportunités, préparation de la base),
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Zoho Books (facturation, gestion financière, émission des factures).
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Point important : Zoho Books n’est pas une plateforme agréée.
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Zoho Books est présenté comme un opérateur de dématérialisation (OD).
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Donc, vous aurez besoin d’une PA “à côté”, intégrée ou connectée.
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Deux options ont été évoquées :
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Une intégration native d’une PA dans Zoho Books (annonce Zoho, sans date précise mais engagement avant septembre 2026 selon le webinaire).
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Des connecteurs via Synapsys pour relier Zoho Books à différentes PA.
Le nerf de la guerre reste le même : la donnée. Avant de parler “connecteur”, il faut fiabiliser vos fiches clients et les champs obligatoires.
L’annuaire : votre nouveau réflexe (et un cas concret vu en direct)
Un moment très parlant du webinaire : la question d’une association (“est-elle concernée ?”). La réponse a été donnée avec une méthode simple : vérifier dans l’annuaire.
Ce qu’il faut retenir :
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si l’entité est dans l’annuaire : elle est concernée (au moins par la réception),
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si elle n’a pas encore inscrit d’adresse : vous devrez la solliciter,
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si elle a plusieurs adresses : vous devrez confirmer laquelle utiliser.
C’est exactement le type de tâche qui devient lourde si vous avez des centaines de clients… d’où l’intérêt d’outils de suivi.
Plan d’action concret : ce que vous devez faire maintenant (sans complexité inutile)
Voici un plan simple, directement aligné sur ce qui a été expliqué pendant le webinaire.
Étape 1 — Cartographier votre situation (1 à 2 semaines)
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Quel outil émet vos factures aujourd’hui (Zoho Books ou autre) ?
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Quel volume de factures émises / reçues ?
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B2B France, B2C, international : quelles proportions ?
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Quelle dépendance à votre expert-comptable (outils, processus, contraintes) ?
Objectif : savoir si vous êtes “simple” ou “multi-flux”.
Étape 2 — Auditer et fiabiliser la donnée (2 à 6 semaines)
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Dans vos fiches clients :
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SIREN rempli et fiable
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TVA intracommunautaire quand nécessaire
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adresses, livraisons, régimes TVA, pénalités
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Harmoniser les champs entre Zoho CRM et Zoho Books (si intégrés)
Objectif : éviter les rejets et les blocages.
Étape 3 — Définir votre plan d’adressage (réception) (1 à 3 semaines)
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Une seule adresse ou plusieurs ?
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Besoin d’un suffixe (achats / services / confidentiel) ?
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Qui doit recevoir quoi, et dans quel outil ?
Objectif : réception fluide, zéro chaos interne.
Étape 4 — Choisir la plateforme agréée (et valider le contrat) (2 à 4 semaines)
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Évaluer l’intégration possible avec Zoho Books
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Vérifier support, conditions, engagement, solidité
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Vérifier les coûts et le modèle (packagé vs à l’usage)
Objectif : ne pas subir un choix imposé, éviter une migration bis.
Étape 5 — Mettre en place le connecteur + tests (1 à 2 mois)
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Connecter Zoho Books à la PA retenue (direct ou via connecteur)
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Tester :
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émission (si concerné)
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réception (obligatoire)
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statuts (cycle de vie)
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cas d’erreur / rejet
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Objectif : être opérationnel avant l’échéance.
Étape 6 — Piloter : automatisation + trésorerie (continu)
Le webinaire a insisté sur la “réforme comme opportunité”. Une fois les flux propres :
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fin de la ressaisie manuelle,
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sécurisation (moins de fraude / erreurs),
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meilleure visibilité cash,
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reporting et tableaux de bord (Zoho Analytics).
Objectif : passer d’une contrainte à un vrai levier de performance.
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